Oxiva CRM et Sage 100 Gestion commerciale : que fait vraiment chacun ?

Ce que Sage 100 Gestion commerciale fait, et fait bien

Autant l’écrire d’emblée : sur son terrain, la gestion commerciale de Sage est une référence, et un CRM n’a rien à y apporter.

Son périmètre couvre la mécanique de la vente et de l’achat :

• la chaîne documentaire complète, du devis au bon de commande, à la préparation de livraison, au bon de livraison, à la facture, aux retours et aux avoirs, avec transformation d’un document en un autre sans ressaisie
• le catalogue articles structuré sur plusieurs niveaux, avec références multiples, codes-barres, nomenclatures, déclinaisons, articles au poids ou au débit
• une politique tarifaire fine : catégories tarifaires, gammes de tarif par quantité, remises, rabais, ristournes, soldes et promotions, simulateur de remise
• les stocks en multi-dépôts, la valorisation en coût moyen pondéré ou en premier entré premier sorti, la traçabilité par lot ou par numéro de série, le réapprovisionnement automatique, la contremarque
• les règlements, le multi-échéance, le contrôle automatique de l’encours client, le suivi du risque
• les statistiques de vente, les commissions des représentants, les états et les cadenciers
• la dématérialisation des factures et la mise en conformité avec la réglementation de facturation

C’est un socle de gestion, et il doit rester le socle. Toute la question est de savoir ce qui se passe avant qu’un devis existe, et après qu’une facture est partie.

Là où une gestion commerciale n’a pas été conçue pour aller

Soyons précis, car les raccourcis nuisent au débat. Sage 100 Gestion commerciale sait enregistrer des prospects et marquer un devis comme perdu. Ce n’est donc pas un outil aveugle au commerce.

Mais quatre besoins lui échappent par construction, parce qu’ils ne relèvent pas de la gestion :

• La mémoire de la relation. Un appel, une visite, un compte rendu de rendez-vous, une objection, une promesse faite en fin de négociation : rien de tout cela n’a de place naturelle dans une pièce comptable ou commerciale. Cette mémoire finit dans des boîtes de messagerie personnelles, et part avec celui qui quitte l’entreprise.
• Le pilotage de l’avant-vente. Une affaire en cours n’est pas un document : c’est un dossier qui progresse par étapes, avec une probabilité, une échéance, un prochain contact, un motif de perte. Sans cette structure, la prévision se reconstitue chaque mois à la main et la relance dépend de la mémoire de chacun.
• L’après-vente. Réclamation, ticket, engagement de délai, parc installé, contrat de maintenance, garantie, historique d’intervention : ce sont des objets de relation client, pas des lignes de facture.
• L’accès du plus grand nombre. Sage 100 se licencie à l’utilisateur nommé, et certaines configurations plafonnent ce nombre. Surtout, l’interface a été pensée pour l’administration des ventes et la comptabilité, pas pour un commercial entre deux rendez-vous ou un technicien chez un client.

Ce dernier point est le plus déterminant en pratique. Une information de gestion qui n’est visible que par trois personnes crée mécaniquement des appels internes, des approximations et des décisions prises sans les chiffres.

Besoin par besoin, qui fait quoi

Ce que le connecteur natif fait circuler

La différence entre « avoir un CRM » et « avoir un CRM connecté » se mesure ici. Le connecteur Sage 100 d’Oxiva fait circuler les données dans les deux sens, et pas seulement les fiches clients :

• les paramètres du dossier, les sociétés, les contacts, les adresses, les catégories comptables et tarifaires
• les articles, les gammes, y compris les doubles gammes tailles et couleurs, les unités de vente et le coût moyen pondéré
• les tarifs, les tarifs d’exception, les remises par client ou par famille, les modèles de règlement
• les commentaires, les photos et les glossaires, pour que le devis produit dans le CRM soit celui que le client attend
• les stocks par dépôt, en stock physique et en stock à terme
• les encours autorisés, les échéances, les banques du tiers, les éléments d’assurance crédit, les informations libres du tiers
• les documents de vente, les factures comptabilisées et leur pièce au format PDF, les abonnements clients

Concrètement : le commercial voit l’encours et les échéances avant d’appeler, l’administration des ventes ne ressaisit pas un devis validé, et personne n’a besoin d’ouvrir Sage pour retrouver une facture.

Le devis, point exact où les deux mondes se touchent

C’est le moment où une comparaison abstraite devient très concrète. Un devis appartient aux deux univers : il est un acte commercial, négocié, argumenté, parfois refait trois fois ; il est aussi la matrice du document de gestion qui suivra.

Quand les deux outils ne se parlent pas, l’entreprise choisit entre deux mauvaises options : faire saisir les devis dans Sage par des commerciaux qui n’y ont pas accès et n’en ont pas l’usage, ou faire ressaisir par l’administration des ventes ce qui a déjà été rédigé ailleurs.

Avec un connecteur natif, la question disparaît. Le devis est construit dans le CRM avec les données de la gestion, il conserve son contexte commercial, et il devient un document de vente dans le bon dossier Sage lorsque l’affaire est gagnée.

Qui a besoin d’ouvrir Sage, qui a besoin d’ouvrir le CRM ?

Cette question, apparemment triviale, décide souvent de la réussite d’un projet. La répartition qui fonctionne est simple :

• dans Sage 100 : l’administration des ventes, la comptabilité, les achats, la logistique, le contrôle de gestion, c’est-à-dire ceux dont le métier est la pièce et le stock
• dans Oxiva : les commerciaux itinérants et sédentaires, la direction, le marketing, le support et les techniciens, c’est-à-dire ceux dont le métier est le client
• dans l’extranet : le client lui-même, quand il veut suivre une demande sans appeler personne

Vouloir tout faire tenir dans la gestion commerciale conduit à multiplier des accès coûteux et peu adaptés pour des utilisateurs qui ne créeront jamais une pièce comptable. Vouloir tout faire tenir dans le CRM conduit à recréer une gestion approximative à côté de la vraie. La bonne réponse est la répartition, à condition que la donnée circule.

Plusieurs dossiers Sage 100 : le cas où l’écart se creuse

Tant qu’il n’y a qu’un dossier, on peut compenser à la main. Dès qu’il y en a plusieurs — croissance par acquisition, filiales, enseignes, activités séparées pour des raisons comptables — la gestion commerciale reste par construction cloisonnée par dossier.

Le CRM multi-bases d’Oxiva traite ce cas nativement :

• un client acheté par deux entités reste un seul client dans le CRM, avec la numérotation de compte propre à chaque dossier Sage
• l’historique commercial et les statistiques de ventes se consultent consolidés, ou par périmètre
• la synchronisation peut viser tous les dossiers, ou seulement celui que la donnée concerne
• le chiffre d’affaires et la marge par client redeviennent lisibles à l’échelle du groupe

C’est souvent sur ce point que la comparaison cesse d’être théorique : aucun paramétrage de la gestion commerciale ne produit cette vue.

Notre position, en tant qu’éditeur français

Oxiva est édité en France par Viktory Software, et son connecteur Sage 100 est développé et maintenu par le même éditeur que le CRM. Ce n’est pas un détail : un connecteur tiers vieillit mal, et une intégration développée sur mesure devient un point de fragilité au premier changement de version.

Nous n’avons donc aucun intérêt à vous éloigner de Sage. Notre travail consiste à ce que la donnée de gestion soit exploitable par ceux qui portent la relation client, dans un outil hébergé en France, avec des droits d’accès qui déterminent précisément qui voit quoi.

Le déploiement se fait avec un partenaire intégrateur, le plus souvent celui qui connaît déjà votre dossier Sage. C’est la condition pour que le paramétrage colle à votre organisation réelle plutôt qu’à un modèle générique.

Comment trancher, selon votre situation

Questions fréquentes

Comparer sur votre cas, pas sur une grille

La meilleure façon de savoir ce qu’un CRM connecté vous apporterait est de le voir fonctionner avec votre organisation, votre catalogue et vos dossiers Sage. Une démonstration suffit à situer la frontière entre ce qui doit rester dans la gestion et ce qui gagnerait à en sortir.